Theo Sở Nội vụ tỉnh Hà Nam, thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh đã giúp giải quyết triệt để tình trạng tài liệu tồn đọng, bó gói, tích đống ở cơ quan, đơn vị.
Chiều 12/8, UBND tỉnh Hà Nam tổ chức Hội nghị tổng kết Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; triển khai công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu.
Theo Sở Nội vụ tỉnh Hà Nam, thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh đã giúp giải quyết triệt để tình trạng tài liệu tồn đọng, bó gói, tích đống ở cơ quan, đơn vị. Sau chỉnh lý, tài liệu được sắp xếp, phân loại đúng quy định, phục vụ tốt việc bảo quản, khai thác, tra cứu, sử dụng trong quá trình giải quyết công việc.
Từ năm 2017 đến năm 2020, Sở Nội vụ tích cực phối hợp với 19/19 sở, ban, ngành triển khai chỉnh lý trên 4.315 mét tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước với kinh phí hơn 34 tỷ đồng theo Đề án đã được UBND tỉnh phê duyệt. Sau chỉnh lý đã giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước của đa số các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh.
Khối tài liệu được chỉnh lý đảm bảo đúng nghiệp vụ lưu trữ và các quy định của Nhà nước, có công cụ tra cứu giúp việc tra tìm, khai thác dễ dàng, nhanh chóng, hiệu quả. Nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương quan tâm bố trí phòng kho, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định; kịp thời phát hiện tài liệu cũ, hỏng, mối mọt, có nguy cơ mất an toàn để có biện pháp xử lý, khắc phục. Đến nay, kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh đã thu tài liệu của 100% sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh với hơn 3.260 hộp tài liệu, trên 17.000 hồ sơ.
Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh được trang bị đầy đủ thiết bị như hệ thống phòng cháy, chữa cháy bằng khí Nito, máy hút ẩm, camera an ninh… Hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý được thu về kho chuyên dụng bảo quản, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng của tổ chức, cá nhân.
Đặc biệt, sau chỉnh lý, một số cơ quan, đơn vị đã tổ chức đào tạo, tập huấn, duy trì việc lập hồ sơ công việc ngay khi phát sinh nhiệm vụ, góp phần tăng năng suất, hiệu quả công việc, không để tình trạng tài liệu tích đống, bó gói.
Tại hội nghị, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Hà Nam Trần Xuân Dưỡng đề nghị, thời gian tới, Sở Nội vụ tăng cường quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; tích cực tuyên truyền, triển khai hiệu quả Luật Lưu trữ và quy định liên quan; phổ biến, hướng dẫn kỹ năng, nghiệp vụ, đặc biệt là việc lập hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử, đảm bảo tỷ lệ lập hồ sơ điện tử tại cơ quan, đơn vị, địa phương theo Nghị quyết của Tỉnh ủy về chuyển đổi số đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
Hồ sơ, tài liệu được cán bộ, công chức, viên chức chỉnh lý ngay từ khi kết thúc công việc, không để lặp lại tình trạng hồ sơ, tài liệu tích đống, bó gói, gây tốn kém kinh phí sắp xếp, chỉnh lý. Hằng năm, phấn đấu kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ tối thiểu 20% sở, ngành, địa phương cấp huyện, cấp xã.
Các cơ quan, đơn vị, địa phương, cơ quan Trung ương ngành dọc, các Công ty có vốn Nhà nước trên địa bàn tỉnh quan tâm, triển khai nghiêm túc, đầy đủ quy định về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt việc lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử…
Sở, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh chưa thực hiện sắp xếp, chỉnh lý hoặc đã thực hiện nhưng khối lượng hồ sơ, tài liệu tích đống, bó gói còn nhiều cần chủ động phối hợp Sở Nội vụ khảo sát, lập dự toán kinh phí; tham mưu UBND tỉnh triển khai giải quyết dứt điểm.
Phó Chủ tịch UBND tỉnh Hà Nam nhấn mạnh, đối với cấp huyện, khối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng, nhiều năm nay chưa được sắp xếp, chỉnh lý, đề nghị lãnh đạo UBND các huyện, thị xã, thành phố quyết liệt chỉ đạo phòng chuyên môn, tích cực phối hợp với Sở Nội vụ thực hiện. Các cơ quan, đơn vị, địa phương sáp nhập, giải thể… trong Đề án sắp xếp tổ chức bộ máy cần có nội dung, phương án, nguồn kinh phí thực hiện sắp xếp, chỉnh lý tài liệu, tránh tình trạng sáp nhập, di dời, chuyển trụ sở làm mất mát, thất lạc hồ sơ, tài liệu quan trọng./.
