Việc Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Từ điển dữ liệu dùng chung phiên bản 1.0 đặt ra những quy tắc cụ thể về định nghĩa, mã hóa và ánh xạ dữ liệu trong phạm vi quản lý của Bộ.
Trong quá trình chuyển đổi số, việc chuẩn hóa dữ liệu là điều kiện để nâng cao hiệu quả quản trị, hạn chế tình trạng dữ liệu thiếu đồng bộ và tạo cơ sở cho việc tái sử dụng thông tin.
Việc Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Từ điển dữ liệu dùng chung phiên bản 1.0 đặt ra những quy tắc cụ thể về định nghĩa, mã hóa và ánh xạ dữ liệu trong phạm vi quản lý của Bộ, gắn yêu cầu chuẩn hóa với quá trình xây dựng, vận hành và nâng cấp các hệ thống thông tin.
*Thống nhất cách hiểu và chuẩn dữ liệu
Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Quyết định số 4067/QĐ-BKHCN về Từ điển dữ liệu dùng chung của Bộ, phiên bản 1.0. Theo quyết định, từ điển được áp dụng trong hoạt động tạo lập, chuẩn hóa, quản trị, kết nối, chia sẻ, khai thác và tái sử dụng dữ liệu thuộc phạm vi quản lý của Bộ. Đây là phạm vi khởi tạo có kiểm soát, không thay thế Từ điển dữ liệu dùng chung cấp quốc gia.
Từ điển gồm ba phụ lục, tương ứng với ba nội dung chính: Danh mục miền dữ liệu và phạm vi quản trị; danh mục phần tử dữ liệu chuẩn hóa và ánh xạ; sổ đăng ký ánh xạ phần tử dữ liệu cùng mẫu triển khai. Cách tổ chức này cho thấy việc chuẩn hóa được đặt trong một quy trình quản lý có cấu trúc, từ xác định loại dữ liệu, thống nhất các trường thông tin đến ghi nhận cách chuyển đổi dữ liệu giữa các hệ thống.
Theo Phụ lục I, dữ liệu được phân thành các miền để phục vụ kiểm kê và xác định phạm vi quản trị. Các nhóm dữ liệu bao gồm thông tin phục vụ quản lý, chỉ đạo, điều hành và dữ liệu về hoạt động khoa học, công nghệ như nhiệm vụ, công bố, nhân lực, tổ chức và thống kê khoa học, công nghệ. Quy tắc đánh mã miền dữ liệu được quy định theo mã DOG6.
Chẳng hạn, mã DOG626.03 chỉ tập hợp dữ liệu được tạo lập, thu thập, quản lý và khai thác trong quá trình tổ chức, vận hành, quản lý và hỗ trợ hoạt động đổi mới sáng tạo, phục vụ ra quyết định, điều hành, đánh giá và phát triển hệ sinh thái đổi mới sáng tạo.
Ở Phụ lục II, Bộ quy định 23 phần tử dữ liệu cốt lõi (CDE) đã được đối soát theo hướng dẫn của Bộ Công an. Đây là những trường thông tin nền tảng, trong đó có mã tỉnh, thành phố; mã quận, huyện; mã xã, phường, thị trấn và các phần tử dữ liệu dùng chung khác.
Các mã địa bàn được quy định cụ thể về cấu trúc: mã tỉnh, thành phố là chuỗi hai chữ số; mã quận, huyện là chuỗi ba chữ số; mã xã, phường, thị trấn là chuỗi năm chữ số. Khi sử dụng các phần tử này, hệ thống phải tuân thủ định nghĩa, kiểu dữ liệu, miền giá trị và nguồn chính thức đã được xác định.
Quyết định đồng thời nêu rõ mã CDMST là mã đăng ký của Bộ Khoa học và Công nghệ, không thay thế mã CDE quốc gia. Việc phân biệt hai nhóm mã giúp xác định rõ phạm vi áp dụng, đồng thời bảo đảm sự liên thông với chuẩn dữ liệu ở cấp quốc gia.
Về bản chất, từ điển dữ liệu không chỉ là danh sách tên các trường thông tin. Đây là tập hợp có cấu trúc, bao gồm định nghĩa nghiệp vụ, thuộc tính kỹ thuật, thông tin quản trị, an toàn, bảo vệ, nguồn gốc và quan hệ tham chiếu. Những thành phần này giúp thống nhất ngữ nghĩa của dữ liệu, tạo điều kiện để các hệ thống hiểu và xử lý thông tin theo những quy tắc đã được xác định.
*Đưa chuẩn dữ liệu vào toàn bộ vòng đời hệ thống
Một nội dung đáng chú ý của quyết định là yêu cầu áp dụng từ điển ngay từ giai đoạn đầu của các dự án đầu tư mới, thuê dịch vụ, mua sắm, xây dựng hoặc nâng cấp hệ thống thông tin. Các yêu cầu về từ điển dữ liệu, siêu dữ liệu, ánh xạ, bảng mã và khả năng kết nối, chia sẻ phải được đưa vào hồ sơ yêu cầu, hợp đồng và tiêu chí nghiệm thu.
Cách tiếp cận này đặt chuẩn hóa dữ liệu vào quá trình thiết kế và triển khai hệ thống. Khi yêu cầu về cấu trúc, định nghĩa và khả năng trao đổi dữ liệu được xác định từ đầu, các đơn vị có căn cứ để lựa chọn phương án kỹ thuật, kiểm tra mức độ đáp ứng và đánh giá kết quả trước khi đưa hệ thống vào sử dụng. Đối với các hệ thống đang vận hành, các đơn vị phải kiểm kê, lập sổ ánh xạ, chuẩn hóa và chuyển đổi theo kế hoạch. Bộ ưu tiên các cơ sở dữ liệu có yêu cầu kết nối, chia sẻ bắt buộc, dữ liệu dùng chung, dữ liệu mở và dữ liệu phục vụ thủ tục hành chính.
Theo Phụ lục III, mỗi hệ thống hoặc cơ sở dữ liệu phải có sổ đăng ký ánh xạ. Hồ sơ cần thể hiện trường dữ liệu nguồn, kiểu và định dạng hiện tại, phần tử dữ liệu đích, loại ánh xạ, quy tắc chuyển đổi, điều kiện và ngoại lệ, kết quả kiểm thử cùng xác nhận của bộ phận nghiệp vụ và kỹ thuật.
Quy trình chuẩn hóa được tổ chức thành 6 bước. Trước hết, các đơn vị kiểm kê, phân tích và xác định nhu cầu; tiếp đó lựa chọn phương án, lập hồ sơ và xác nhận nội dung nghiệp vụ. Hồ sơ được thẩm tra về nghiệp vụ, kỹ thuật, pháp lý, an ninh và an toàn theo chức năng, trước khi tổng hợp, trình lãnh đạo Bộ phê duyệt, công bố. Khi thuộc trường hợp phải thực hiện, dữ liệu được đăng ký hoặc ánh xạ với Từ điển dữ liệu dùng chung cấp quốc gia. Bước cuối cùng là ghi sổ, quản trị, giám sát, cập nhật hoặc ngừng áp dụng. Quy trình này kết hợp yêu cầu chuyên môn, kỹ thuật và pháp lý trong cùng một chu trình quản lý.
Việc ban hành Từ điển dữ liệu dùng chung phiên bản 1.0 xác lập những quy tắc chung để các đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ tổ chức dữ liệu thống nhất hơn, từ khâu tạo lập đến quản trị và khai thác. Hiệu quả triển khai sẽ gắn với mức độ tuân thủ các chuẩn đã ban hành, chất lượng hồ sơ ánh xạ và việc áp dụng các yêu cầu này trong từng hệ thống thông tin. Khi dữ liệu được định nghĩa rõ, quản lý có kiểm soát và có khả năng đối chiếu, kết nối, việc chia sẻ và tái sử dụng thông tin mới có cơ sở thực hiện đồng bộ.
Đánh giá về tầm quan trọng của việc chuẩn hoá dữ liệu, Thứ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ Lê Xuân Định nhấn mạnh, giá trị của hệ thống không nằm ở việc sở hữu một phần mềm hiện đại, mà ở chất lượng dữ liệu, khả năng kết nối, mức độ khai thác và hiệu quả thực tế. Theo Thứ trưởng, dữ liệu phải thường xuyên được cập nhật, chuẩn hóa, làm sạch và xác thực, bảo đảm yêu cầu “đúng, đủ, sạch, sâu, thống nhất, dùng chung và có khả năng chia sẻ”. Khi dữ liệu đã được hình thành, chuẩn hóa và liên thông, cơ quan nhà nước cần chủ động khai thác để phục vụ công việc, giảm thủ tục hành chính và hạn chế yêu cầu người dân, doanh nghiệp, nhà khoa học cung cấp lại những thông tin mà cơ quan quản lý đã có./.
