Việc chuyển từ hồ sơ giấy sang môi trường điện tử tạo thay đổi đối với những công việc thường xuyên phải tổng hợp nhiều biểu mẫu.
Sau sắp xếp, quy mô trường học tăng lên với nhiều điểm trường, số lượng lớn học sinh, giáo viên và hồ sơ cần quản lý, đặt ra yêu cầu đổi mới phương thức quản trị. Tại Trường Trung học cơ sở Lộc Hà (xã Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh), việc xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ điện tử có ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đang được thử nghiệm nhằm số hóa quy trình, giảm thủ tục hành chính và tạo dữ liệu phục vụ quản lý, đánh giá hoạt động nhà trường.
*Giải bài toán quản trị trường học quy mô lớn
Trường Trung học cơ sở Lộc Hà được thành lập trên cơ sở sáp nhập Trường Trung học cơ sở Lộc Hà, Trường Trung học cơ sở Thạch Kim và Trường Trung học cơ sở Bình An Thịnh. Sau sắp xếp, trường có 64 lớp với 2.683 học sinh, 137 cán bộ, giáo viên, 8 tổ chuyên môn, hoạt động tại một điểm trường chính và hai phân hiệu.
Quy mô tăng lên trong khi hoạt động diễn ra tại nhiều điểm trường khiến phương thức quản lý hồ sơ, sổ sách truyền thống bộc lộ những hạn chế. Khối lượng giấy tờ lớn, chi phí in ấn, lưu trữ tăng, việc theo dõi tiến độ công việc cũng như tổng hợp thông tin từ các bộ phận mất nhiều thời gian.
Hiệu trưởng Trường Trung học cơ sở Lộc Hà Đặng Hữu Tường cho biết, sau sáp nhập, một trong những vấn đề đặt ra đối với Ban Giám hiệu là tìm phương thức quản trị có thể bao quát hoạt động của một trường quy mô lớn, từ chuyên môn, kế toán, thư viện, thiết bị đến công tác Đảng, đoàn thể, đồng thời duy trì sự tương tác thường xuyên giữa Ban Giám hiệu với giáo viên tại các điểm trường.
Từ yêu cầu này, nhà trường xây dựng “Phần mềm tác nghiệp quản lý hồ sơ điện tử”, hướng tới tập trung các hoạt động quản trị trên một hệ thống thay vì quản lý riêng lẻ bằng hồ sơ giấy hoặc nhiều công cụ khác nhau.
Ý tưởng được phát triển từ phần mềm quản lý giáo án điện tử do thầy Đặng Hữu Tường xây dựng trong giai đoạn 2019-2021 và từng đoạt giải Nhất Cuộc thi Khoa học kỹ thuật cấp tỉnh Hà Tĩnh. Khi mạng lưới trường học được sắp xếp lại, mô hình này tiếp tục được phát triển theo hướng quản lý tổng thể các hoạt động của nhà trường.
Trong khoảng hai tháng, các phân hệ và yêu cầu quản lý được xây dựng, AI được sử dụng hỗ trợ quá trình thiết kế cấu trúc, logic của phần mềm. Hai kỹ sư thuộc Công ty Bạch Kim hỗ trợ về kỹ thuật. Trước khi vận hành, giáo viên của trường được tham gia trải nghiệm, góp ý để điều chỉnh giao diện và các chức năng phù hợp với nhu cầu thực tế.
Ngày 27/9/2026, hệ thống bắt đầu được đưa vào chạy thử. Theo kế hoạch, sau giai đoạn thử nghiệm, nhà trường sẽ đánh giá kết quả vận hành, tiếp tục hoàn thiện trước khi sử dụng dữ liệu trên hệ thống phục vụ đánh giá hiệu quả công việc.
Điểm thay đổi đáng chú ý là thay vì chỉ số hóa giáo án, hệ thống được mở rộng sang quản lý hồ sơ học sinh, hồ sơ chuyên môn; phân quyền giữa Ban Giám hiệu và giáo viên; xây dựng lịch công tác tuần, tháng; quản lý thư viện, thiết bị, kế toán, tài chính và một số hoạt động khác.
Qua đó, dữ liệu của các bộ phận được tập trung trên cùng hệ thống, giúp Ban Giám hiệu có thể theo dõi công việc tại trường chính và các phân hiệu mà không phải chờ tổng hợp hồ sơ giấy qua nhiều khâu.
*Giảm thủ tục, hình thành dữ liệu phục vụ quản lý
Việc chuyển từ hồ sơ giấy sang môi trường điện tử trước hết tạo thay đổi đối với những công việc thường xuyên phải tổng hợp nhiều biểu mẫu.
Nhân viên quản lý thiết bị Trường Trung học cơ sở Lộc Hà Nguyễn Thị Mai cho biết, trước đây, mỗi tuần bộ phận thiết bị phải tiếp nhận phiếu đăng ký bằng giấy, ghi chép thủ công nhu cầu mượn thiết bị của giáo viên, sau đó tiếp tục theo dõi việc sử dụng theo từng tiết dạy. Khối lượng công việc lớn nên mất nhiều thời gian và có nguy cơ xảy ra sai sót trong quá trình tổng hợp.
Khi chuyển sang hệ thống điện tử, kế hoạch sử dụng thiết bị dạy học của giáo viên được cập nhật trên phần mềm ngay từ đầu tuần. Nhân viên thiết bị có thể theo dõi, tổng hợp và đánh giá trực tiếp trên máy tính, trong khi Ban Giám hiệu có thể kiểm tra thông tin trực tuyến.
Theo chị Nguyễn Thị Mai, việc giảm thời gian ghi chép, tổng hợp hồ sơ giúp nhân viên có thêm thời gian dành cho công tác kiểm kê, bảo quản, sắp xếp thiết bị và chuẩn bị đồ dùng phục vụ dạy học.
Đối với hoạt động chuyên môn, việc cập nhật bài giảng, hồ sơ và trao đổi giữa giáo viên với cán bộ quản lý cũng được ghi nhận trên hệ thống. Thông tin vì thế có thể được kiểm tra, phản hồi thường xuyên thay vì tập trung kiểm tra hồ sơ vào từng thời điểm.
Đây cũng là cơ sở để nhà trường từng bước hình thành dữ liệu phục vụ quản trị. Khi các hoạt động được ghi nhận trên cùng một nền tảng, Ban Giám hiệu có thể theo dõi tiến độ công việc, phát hiện những nội dung cần điều chỉnh và có thêm căn cứ khi đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ.
Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi từ phương thức quản lý truyền thống sang môi trường số cũng phát sinh khó khăn. Khả năng sử dụng công nghệ thông tin của giáo viên không đồng đều; một số giáo viên lớn tuổi cần nhiều thời gian hơn để làm quen với các thao tác mới.
Nhà trường đã tổ chức hướng dẫn trực tiếp, phân công giáo viên có kỹ năng công nghệ hỗ trợ đồng nghiệp trong quá trình sử dụng. Theo Ban Giám hiệu, đến nay cán bộ, giáo viên đã từng bước hình thành thói quen cập nhật và xử lý công việc trên hệ thống.
Hiệu trưởng Đặng Hữu Tường cho rằng, giá trị của số hóa không chỉ nằm ở việc giảm hồ sơ giấy mà còn ở khả năng tạo lập dữ liệu phục vụ quản trị. Thay vì phải tiếp nhận thông tin qua nhiều cấp trung gian, cán bộ quản lý có thể theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện nhiệm vụ, phản hồi và trao đổi với giáo viên trên hệ thống.
Sau giai đoạn thử nghiệm, nhà trường dự kiến nghiên cứu sử dụng dữ liệu tích hợp để xây dựng các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI). Việc này được xác định cần dựa trên dữ liệu cụ thể, các tiêu chí rõ ràng và tiếp tục được đánh giá trong quá trình vận hành.
Từ thực tế tại Trường Trung học cơ sở Lộc Hà, UBND xã Lộc Hà đã giao nhà trường triển khai, nhân rộng phần mềm tới các trường học khác trên địa bàn.
Việc nhân rộng mô hình cũng đặt ra yêu cầu tiếp tục đánh giá hiệu quả thực tế, mức độ phù hợp với từng cơ sở giáo dục, khả năng sử dụng của đội ngũ và việc bảo đảm an toàn, quản lý dữ liệu. Bởi chuyển đổi số trong quản trị trường học không chỉ là chuyển hồ sơ giấy lên môi trường điện tử mà quan trọng hơn là sử dụng dữ liệu để giảm công việc hành chính, nâng cao hiệu quả điều hành và dành thêm thời gian cho hoạt động chuyên môn.
Trong bối cảnh mạng lưới trường, lớp được sắp xếp lại, nhiều cơ sở giáo dục có quy mô lớn hơn và hoạt động tại nhiều điểm trường, những thử nghiệm như tại Trường Trung học cơ sở Lộc Hà cho thấy một hướng tiếp cận trong đổi mới quản trị: ứng dụng công nghệ và AI vào những công việc cụ thể, trước hết giải quyết các điểm nghẽn trong vận hành nhà trường, giảm áp lực hồ sơ cho giáo viên, nhân viên và nâng cao khả năng quản lý trên cơ sở dữ liệu./.
